Nieostry wynik badania, ucięty dopisek lekarza albo brak drugiej strony wypisu mogą utrudnić przygotowanie przekładu. Zanim zlecisz tłumaczenie, warto uporządkować dokumenty i sprawdzić ich czytelność. Dobre skany dokumentacji medycznej do tłumaczenia pozwalają odczytać informacje ze źródła i ograniczyć potrzebę proszenia o dodatkowe pliki.
Poniższa lista pomoże Ci przygotować materiały krok po kroku. Dotyczy zarówno skanów, jak i zdjęć dokumentów wykonanych telefonem.
1. Ustal, które dokumenty są potrzebne odbiorcy
Najpierw zapytaj placówkę, lekarza lub instytucję, dla której zamawiasz przekład, o zakres dokumentacji. Czy potrzebny jest cały wypis ze szpitala, wyniki wybranych badań, historia leczenia czy konkretny załącznik? Sprawdź również język tłumaczenia i ewentualne wymagania dotyczące jego formy.
Nie wybieraj stron wyłącznie na podstawie tego, co wydaje Ci się najważniejsze. Odbiorca może potrzebować informacji znajdującej się na odwrocie lub w załączniku. Jeśli zakres nie jest jasny, wyjaśnij go przed przygotowaniem plików. W ten sposób zamawiasz przekład dokumentów odpowiadających rzeczywistej potrzebie.
2. Poszukaj elektronicznego oryginału
Jeśli masz dokument w PDF otrzymany bezpośrednio z placówki, przygotuj ten plik. Fotografowanie wydruku lub robienie zrzutu ekranu wprowadza dodatkowy etap, podczas którego można stracić część informacji lub pogorszyć czytelność. Sprawdź folder pobranych plików oraz wiadomości, w których otrzymałeś dokumentację.
Pacjent ma prawo dostępu do swojej dokumentacji medycznej. Jeżeli dysponujesz jedynie mało czytelną kopią, możesz zapytać placówkę o udostępnienie dokumentu w formie elektronicznej. Dostępny sposób uzyskania materiałów ustal bezpośrednio z placówką.
3. Skanuj lub fotografuj całą stronę
Rozłóż dokument na płaskiej powierzchni. Przy zdjęciu ustaw telefon możliwie równolegle do kartki i zadbaj o równomierne oświetlenie. Unikaj cienia dłoni i odblasków utrudniających odczytanie tekstu. Zrób osobne zdjęcie każdej strony, zamiast próbować zmieścić kilka kartek w jednym kadrze.
Na obrazie powinny być widoczne wszystkie krawędzie strony oraz jej treść: nagłówek, stopka, pieczęcie, podpisy i dopiski. Sprawdź szczególnie mały druk oraz informacje umieszczone przy marginesach. Nie kadruj dokumentu tak ciasno, żeby usuwać fragmenty zapisu.
Otwórz gotowy plik i powiększ tekst. Czy da się odczytać liczby, jednostki, daty i oznaczenia badań? Czy podobne znaki można rozróżnić? Jeśli obraz jest poruszony lub litery się zlewają, wykonaj skan ponownie. Nie oceniaj czytelności tylko na podstawie małego podglądu na telefonie.
4. Sprawdź kompletność i kolejność stron
Porównaj pliki z papierowymi dokumentami. Zwróć uwagę na oznaczenia „strona 1 z 3”, „ciąg dalszy” i odwołania do załączników. Sprawdź odwroty kartek. Pusta strona nie wymaga fotografowania, ale najpierw upewnij się, że rzeczywiście nie zawiera treści.
Wielostronicowy dokument ułóż zgodnie z jego numeracją. Osobne dokumenty można uporządkować chronologicznie lub według ich rodzaju. Przykładowo wypis powinien pozostać jedną całością, a wyniki badań mogą stanowić kolejne pliki. Nie mieszaj stron dwóch wypisów nawet wtedy, gdy dotyczą podobnego okresu.
Jeżeli w otrzymanej dokumentacji brakuje strony, zaznacz ten fakt przy zleceniu. Nie uzupełniaj brakującego tekstu z pamięci. Kompletność źródła ma znaczenie dla jakości tłumaczenia dokumentacji medycznej, ale czytelny skan sam w sobie nie zastępuje starannego przekładu.
5. Traktuj OCR jako pomoc, nie zamiennik skanu
OCR, czyli optyczne rozpoznawanie znaków, przekształca obraz tekstu w tekst rozpoznany przez program. W pliku PDF może dodać warstwę pozwalającą wyszukiwać i zaznaczać słowa. Nie oznacza to jednak, że każde słowo lub każda liczba zostały rozpoznane poprawnie.
Adobe zaleca sprawdzenie poprawności i kompletności tekstu po OCR. Dlatego zachowaj oryginalny skan i przekaż go wraz z ewentualnym plikiem po OCR. Nie wysyłaj wyłącznie tekstu skopiowanego do edytora. Nie poprawiaj samodzielnie wartości, skrótów ani nieczytelnych zapisów na podstawie domysłów.
6. Nadaj plikom proste nazwy i przygotuj czytelny PDF
Nazwy powinny pomagać ustalić zawartość i kolejność, na przykład 01_wypis.pdf, 02_wyniki_badan.pdf oraz 03_konsultacja.pdf. Nie umieszczaj w nich nazwiska, numeru PESEL ani informacji o rozpoznaniu. Dane zapisane w treści dokumentu pozostaw bez zmian; nazwa pliku nie musi ich powtarzać.
Zdjęcia możesz zebrać w czytelnym PDF, zachowując właściwą kolejność stron. Po zapisaniu ponownie otwórz dokument i sprawdź, czy każda strona jest widoczna, poprawnie obrócona i możliwa do odczytania. Samo utworzenie PDF nie naprawia nieostrego zdjęcia.
Jeśli plik jest zbyt duży do przesłania, zapytaj o uzgodniony sposób przekazania materiałów. Nie zmniejszaj go do momentu, w którym tekst przestaje być czytelny. Przy dzieleniu dokumentu oznacz części tak, aby można było łatwo odtworzyć całość.
7. Zachowaj źródło i uzgodnij przekazanie dokumentów
Zostaw u siebie oryginalny plik oraz papierowe dokumenty. Kopię przygotowaną do tłumaczenia przechowuj oddzielnie, szczególnie jeśli łączyłeś zdjęcia, obracałeś strony lub korzystałeś z OCR. Dzięki temu można wrócić do źródła, gdy pojawi się pytanie o konkretny fragment.
Przed wysłaniem upewnij się, że korzystasz z właściwego adresu lub formularza. Jeśli rozważasz anonimizację, uzgodnij jej zakres przed edycją: niektóre dane mogą być potrzebne odbiorcy przekładu. Więcej o postępowaniu z takimi materiałami przeczytasz w artykule o etyce i poufności w tłumaczeniach medycznych.
Lista kontrolna przed wysłaniem
- Zakres dokumentów i język przekładu są ustalone.
- Każda strona jest czytelna, kompletna i prawidłowo obrócona.
- Liczby, jednostki, pieczęcie oraz dopiski można odczytać.
- Strony mają właściwą kolejność, a brakujące elementy są wskazane.
- Nazwy plików są uporządkowane i nie zawierają danych pacjenta.
- Zachowany jest oryginalny skan, także przy korzystaniu z OCR.
- Sposób przesłania plików jest uzgodniony.
Przygotowujesz dokumentację dla zagranicznej placówki lub instytucji? Sprawdź usługi tłumaczeń medycznych Meddea i przekaż informację o języku, zakresie oraz potrzebnym terminie. Jeśli nie masz pewności, czy pliki nadają się do opracowania, zgłoś to przy zapytaniu.
Źródła
- Rzecznik Praw Pacjenta: prawo do dokumentacji medycznej – informacje o dostępie pacjenta do dokumentacji.
- Adobe Acrobat: rozpoznawanie tekstu w skanach – działanie OCR i tworzenie przeszukiwalnego tekstu.
- Adobe Acrobat: poprawianie rozpoznanego tekstu – możliwość błędów i sposób ich sprawdzania.
