Regulamin współpracy
Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych:
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest MEDDEA SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą przy ul. Batorego 73, 05-070 Sulejówek, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000965690, NIP 8222392832, REGON 521723821, zwana dalej „Administratorem”.
Dane kontaktowe Administratora:
Z Administratorem można skontaktować się:
– pocztą elektroniczną: biuro@meddea.pl,
– telefonicznie: 519 110 629,
– pisemnie na adres: ul. Batorego 73, 05-070 Sulejówek.
Cele i podstawy przetwarzania danych:
Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w następujących celach:
a) udzielenia odpowiedzi na zapytanie, przygotowania wyceny, prowadzenia kontaktu dotyczącego zlecenia, podjęcia działań przed zawarciem umowy oraz zawarcia i wykonania umowy o świadczenie usług tłumaczeniowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
b) przygotowania wyceny, przetłumaczenia, korekty lub weryfikacji przekazanej dokumentacji zawierającej dane dotyczące zdrowia – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w związku z wyraźną zgodą osoby, której dane dotyczą, zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. a RODO;
c) wystawienia i przechowywania faktur, rachunków oraz innych dokumentów księgowych, a także realizacji obowiązków podatkowych i rachunkowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
d) ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami związanymi z przygotowaniem wyceny lub wykonaniem usługi – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadnionego interesu Administratora;
e) zapewnienia bezpieczeństwa świadczonych usług, prowadzonej korespondencji oraz systemów informatycznych Administratora – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadnionego interesu Administratora.
Zakres przetwarzanych danych:
Administrator może przetwarzać w szczególności:
– dane identyfikacyjne, w tym imię i nazwisko,
– dane kontaktowe, w tym adres poczty elektronicznej, numer telefonu oraz adres korespondencyjny,
– dane związane z przygotowaniem wyceny, złożeniem zamówienia, realizacją usługi oraz płatnością,
– dane osobowe zawarte w dokumentach przekazanych do wyceny lub tłumaczenia,
– dane dotyczące zdrowia zawarte w dokumentacji medycznej,
– dane zawarte w prowadzonej korespondencji.
Poufność i bezpieczeństwo danych:
Dokumenty i informacje przekazywane Administratorowi są traktowane jako poufne. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed ich utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem lub wykorzystaniem niezgodnym z celem, dla którego zostały przekazane.
Dostęp do danych mają wyłącznie osoby, którym jest on niezbędny do realizacji powierzonych zadań, w szczególności tłumacze, korektorzy oraz osoby wykonujące weryfikację tłumaczenia. Osoby te są upoważnione do przetwarzania danych i zobowiązane do zachowania poufności.
Odbiorcy danych:
Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:
– tłumacze, korektorzy oraz osoby wykonujące weryfikację tłumaczenia,
– podmioty świadczące Administratorowi usługi informatyczne, serwisowe i administracyjne,
– dostawcy poczty elektronicznej, hostingu, serwerów i usług przechowywania danych,
– dostawcy narzędzi wspierających tłumaczenie, korektę lub weryfikację tekstu, w tym narzędzi wykorzystujących rozwiązania automatyczne lub sztuczną inteligencję,
– podmioty świadczące usługi księgowe, podatkowe, płatnicze lub prawne,
– operatorzy pocztowi, firmy kurierskie lub dostawcy usług przesyłania dokumentów,
– organy publiczne lub inne podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa.
Dane są przekazywane wymienionym podmiotom wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia określonych usług, realizacji zlecenia lub wykonania obowiązków prawnych Administratora.
Okres przechowywania danych:
Dane przekazane w celu przygotowania wyceny będą przechowywane przez okres niezbędny do przygotowania i przedstawienia wyceny oraz zakończenia prowadzonej korespondencji. Jeżeli wycena nie zostanie zaakceptowana, dokumentacja zostanie usunięta, gdy przestanie być potrzebna do obsługi zapytania, chyba że dalsze przechowywanie będzie niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
Dokumentacja związana z przyjętym zleceniem będzie przechowywana przez okres niezbędny do wykonania i przekazania tłumaczenia oraz do upływu terminu na zgłoszenie reklamacji określonego w warunkach świadczenia usług. Jeżeli zostanie zgłoszona reklamacja lub roszczenie, odpowiednia dokumentacja może być przechowywana do czasu ostatecznego zakończenia sprawy.
Dane związane z zawarciem i wykonaniem umowy mogą być przechowywane do czasu upływu właściwych terminów przedawnienia roszczeń.
Dane zawarte w dokumentach księgowych i podatkowych będą przechowywane przez okres wymagany przez obowiązujące przepisy podatkowe i rachunkowe.
Jeżeli podstawą przetwarzania danych jest zgoda, dane będą przetwarzane do czasu jej wycofania, chyba że Administrator posiada inną podstawę prawną do ich dalszego przetwarzania.
Prawa osoby, której dane dotyczą:
Na zasadach określonych w RODO posiada Pani/Pan prawo do:
– uzyskania informacji o przetwarzaniu danych osobowych,
– dostępu do swoich danych osobowych oraz otrzymania ich kopii,
– sprostowania lub uzupełnienia danych,
– żądania usunięcia danych,
– żądania ograniczenia przetwarzania danych,
– przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany,
– wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora,
– wycofania udzielonej zgody w dowolnym momencie.
Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Wycofanie zgody na przetwarzanie danych dotyczących zdrowia przed zakończeniem realizacji zlecenia może uniemożliwić dalsze wykonanie usługi tłumaczeniowej.
W celu skorzystania z przysługujących praw lub wycofania zgody można skontaktować się z Administratorem pod adresem poczty elektronicznej biuro@meddea.pl albo pisemnie na adres ul. Batorego 73, 05-070 Sulejówek.
Prawo wniesienia skargi:
Jeżeli uzna Pani/Pan, że dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z obowiązującymi przepisami, posiada Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Dobrowolność podania danych:
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale podanie danych niezbędnych do przygotowania wyceny, zawarcia umowy i wykonania tłumaczenia jest konieczne do realizacji tych czynności.
W przypadku dokumentacji zawierającej dane dotyczące zdrowia wyrażenie zgody na przetwarzanie tych danych jest dobrowolne, jednak brak zgody może uniemożliwić przygotowanie wyceny lub wykonanie usługi tłumaczeniowej.
Zautomatyzowane podejmowanie decyzji:
Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływających na Panią/Pana, opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu. Dane nie będą również wykorzystywane do profilowania.
Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy:
W związku z korzystaniem z usług określonych dostawców technologicznych Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.
Przekazywanie danych odbywa się na podstawie odpowiednich mechanizmów prawnych przewidzianych w RODO, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub standardowych klauzul umownych.
Informacje dotyczące stosowanych zabezpieczeń związanych z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy można uzyskać, kontaktując się z Administratorem pod adresem biuro@meddea.pl.
Warunki współpracy
Poufność:
Wszystkie dokumenty, informacje oraz materiały pomocnicze przekazane przez Klienta są traktowane jako poufne i wykorzystywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do przygotowania wyceny oraz realizacji usługi tłumaczeniowej.
Dokumenty i informacje nie są udostępniane osobom nieupoważnionym. Dostęp do nich mogą otrzymać wyłącznie osoby i podmioty, których udział jest niezbędny do wykonania zlecenia, w szczególności tłumacze, korektorzy, osoby dokonujące weryfikacji oraz dostawcy usług technologicznych wykorzystywanych przy realizacji zlecenia. Osoby i podmioty te są zobowiązane do zachowania poufności oraz przetwarzania danych wyłącznie w niezbędnym zakresie.
Powyższe zasady nie dotyczą materiałów powszechnie dostępnych, takich jak ogólnie dostępne akty prawne, publikacje prasowe, naukowe i internetowe.
Na życzenie Klienta MEDDEA sp. z o.o. może uzgodnić i zawrzeć odrębne zobowiązanie lub umowę o zachowaniu poufności.
Wstrzymanie lub rezygnacja z realizacji zlecenia:
Jeżeli Klient wstrzyma realizację zlecenia lub zrezygnuje z niego po rozpoczęciu wykonywania tłumaczenia, MEDDEA sp. z o.o. jest uprawniona do wynagrodzenia odpowiadającego zakresowi pracy rzeczywiście wykonanej do chwili otrzymania informacji o wstrzymaniu lub rezygnacji oraz do zwrotu uzasadnionych kosztów poniesionych w związku z realizacją zlecenia.
W przypadku Klienta będącego konsumentem powyższe zasady stosuje się z uwzględnieniem bezwzględnie obowiązujących przepisów dotyczących prawa odstąpienia od umowy zawartej na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa.
Reklamacje:
Reklamacje dotyczące wykonanej usługi należy przesyłać w formie pisemnej lub elektronicznej na adres biuro@meddea.pl, wskazując numer albo przedmiot zlecenia oraz możliwie dokładny opis zgłaszanych uchybień.
W celu umożliwienia sprawnego zweryfikowania tłumaczenia zaleca się zgłoszenie reklamacji w terminie 7 dni roboczych od dnia przekazania wykonanego tłumaczenia. Niezachowanie tego terminu nie wyłącza ani nie ogranicza praw przysługujących Klientowi na podstawie obowiązujących przepisów prawa.
Reklamacje są rozpatrywane bez zbędnej zwłoki, w terminie wymaganym przez obowiązujące przepisy. W przypadku uznania reklamacji MEDDEA sp. z o.o. w pierwszej kolejności dokona nieodpłatnej korekty zakwestionowanego fragmentu tłumaczenia, o ile będzie to rozwiązanie możliwe i odpowiednie do charakteru stwierdzonego uchybienia.
Termin i sposób przekazania tłumaczenia:
Termin wykonania i sposób przekazania tłumaczenia są każdorazowo uzgadniane z Klientem.
MEDDEA sp. z o.o. nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia spowodowane wyłącznie okolicznościami pozostającymi poza jej uzasadnioną kontrolą, w szczególności awariami poczty elektronicznej, systemów teleinformatycznych, usług telekomunikacyjnych, operatorów pocztowych lub firm kurierskich, pod warunkiem zachowania należytej staranności przy realizacji zlecenia.
Powyższe postanowienie nie wyłącza ani nie ogranicza odpowiedzialności MEDDEA sp. z o.o. w przypadkach, w których takie wyłączenie lub ograniczenie byłoby niedopuszczalne na podstawie obowiązujących przepisów prawa.
